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編集部セレクト
2016年2月19日

頭を悩ますシフト組み。簡単にシフト管理ができるツール

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シフト組みは頭を悩ます作業です。店の状況とアルバイトの都合を突き合わせて一つひとつ調整するのは、意外と手間も時間もかかります。面倒なシフトや勤怠管理の方法をもっと便利にするツールをご紹介します。

他店はシフト組みをどうやっている?

最初に、一般的なシフト組みの流れと、シフト組みで気をつけることなどをまとめてみます。

アルバイトのシフト希望を提出してもらう方法として、掲示、紙、メール、LINEなどがあります。掲示とは、カレンダーに、おのおので希望を書き込んでもらうという昔ながらのやり方です。特別な道具も不要で簡単ですが、誰がいつ入るといったことが丸見えで、プライバシーが守られないのが欠点です。紙やメールで一人ひとりから希望をもらうのは、人数が多いほど手間がかかります。

最近ではLINEのグループでシフト希望を提出してもらうこともあるようです。皆さんいろいろな方法で希望を聞いているようですね。ただし、職場の人とLINEでやり取りをすることに抵抗のある人も少なくないため、要注意です。

アルバイトの希望が出そろったら、次は調整です。最適な人数で営業するために、予約状況、ポジション、個々の能力、人間関係などに配慮します。そのためにも、日ごろから売上の予測や、スタッフが働く様子を細かく把握しておく必要があります。人件費という観点も大切です。

お客さまへのサービスを意識するあまり、必要数以上のスタッフを配置すると容易に人件費超過につながります。他方、同じお客さまへのサービス面で気をつけたいのが、新しいアルバイトに早く慣れてもらうための現場での新人研修(OJT)です。この際には、必ずベテランのスタッフと一緒のタイミングでシフトを入れるなど、お客さまの満足度低下につながらないような配慮も必要です。

とにかく困った! シフト組みで大変なこと

突然の欠勤、人手不足、アルバイト間での信頼関係などは、多くの飲食店にとっての課題です。シフト組みや調整でよくある悩みやトラブルをすっきり解決するにはどうすればいいのでしょうか。

どうする!? 突然の欠勤
学生のアルバイトはテスト期間や学校行事、部活動など何かと忙しいため、シフトの融通がきかなかったり、欠勤したりということもあります。そのようなしわ寄せは柔軟に対応してくれるほかのアルバイトに集まりがちです。急な出勤をお願いする際は、感謝の気持ちを伝えることが大切です。「本当に助かったよ。ありがとう!」と言われると誰でも気持ちが良いものです。

また、そのほかのスケジュールで優先的に調整をするなど、きちんと埋め合わせをするのも忘れずに。そうすることで、また次のときも助けてあげたいと思ってもらえます。

アルバイトが定着しない! 万年人手不足を何とかしたい

学生がアルバイト選びで重視するポイントは、時給、シフトの柔軟さ、仕事のおもしろさ、そして職場の仲間などです。時給やシフトというのは悩ましいところですね。しかし、仕事のおもしろさや職場での人間関係も多くの人が気になっているようです。

「最近の若い人は仕事をおもしろいと感じる前に辞めてしまう……」と嘆く前に、やりがいや充実感を感じてもらえる工夫も必要です。例えば、いきいきと働いている先輩からアドバイスを伝えるなど、経験を話してあげるなどが効果的です。コミュニケーションを密にとると働いている仲間の人となりがわかってきて「職場のおもしろさ」が発見しやすくなります。

これとは逆に、人間関係がぎすぎすしていると、コミュニケーション不足からミスやトラブルも増えます。できる限りの対策はするとしても、人間同士なので相性の良し悪しはどうしてもあります。業務に支障が出るようなら、シフトの組み方で調整しておきましょう。積極的に働きやすい環境をつくることが、アルバイトの定着につながります。

面倒なシフト管理には専用ツールが便利!

そういった働きやすい職場づくりのためにも、業務の効率化は欠かせません。手書きやエクセルなどでシフト管理をしている方におすすめなのが、シフト管理システムです。

おすすめの理由の1つが、このようなシフト・勤怠管理システムの導入のハードルが劇的に下がっているという点です。特にクラウドを使用したタイプは特別な機械やソフトを購入する必要もなく、スムーズに導入することができます。

さらに、最近ではスマホ感覚で操作できる便利なツールが増えてきました。細かな計算や組み合わせも自動で管理でき、紙とペンで書いたり消したりといった、煩わしさもありません。タブレット端末やパソコン、スマホを使って、いつでもどこでもシフト組みができます。空き時間を有効活用できるのはうれしいですね。アルバイトも自分のスマホやパソコンでいつでもシフト希望を出せるため、提出し忘れも防げます。スマホやパソコンに親しんでいる若い人は新しいシステムにもすぐ慣れてくれるでしょう。

手間がかかるシフト管理も効率化は可能です。店・アルバイト双方の負担が減り、業務に余裕が生まれます。空いた時間は、スタッフ間のコミュニケーションを図ったり、顧客満足度を上げるサービスを開発したりなど、店をもっと良くできることに使えるでしょう。

(※一部内容を変更しています。2017年6月8日)

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参考:
効率的に働くために飲食店のワーク・シフトをつくる|店舗Hacks
時給?シフト?etc.大学生「バイト選び」の重視条件|タウンワークマガジン

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明日のレストラン編集部
この記事を書いた人

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